Tom inkorg?

Kommer du ihåg känslan när du började arbeta på ett nytt företag och öppnade företagets e-postadress och Outlook för första gången? Om allt var som det skulle var din inkorg tom. Det var en nästan befriande känsla. Den som inleder en ny karriär inom försäljning kan tänka något i stil med: ”Nu ska jag kavla upp ärmarna och börja jobba och fylla inkorgen med beställningar från kunder”. Åtminstone jag själv minns några sådana stunder under loppet av min karriär.

Det största misstaget man kan begå med en ny, tom inkorg är att abonnera på nyhetsbrev. Man behöver inte surfa på webben särskilt länge förrän man blir mottagare av ett antal nyhetsbrev. Det andra nästa lika stora misstaget är att lägga till sig själv på exempelvis firmans utskick om intern försäljning. På vissa arbetsplatser bli man tillagd i förväg av administratören – ett stort misstag.

Vad ska man då göra med sin nya, tomma e-post?

Regler – läs dem

Det första och viktigaste är att skapa regler för sig själv, e-postanvändaren. Senare i artikeln kommer jag även att ge tips om det, vilka tekniska lösningar man kan använda för en smidigare hantering.

Låt oss först börja med användaren. Jag vet att det finns många utbildningar och mycket litteratur på marknaden som säger att man exempelvis inte får låta ett e-postmeddelande ligga oläst efter att man har öppnat det för att läsa det senare. I en fullkomlig värld är det säkert så. Min regel är dock ännu enklare.  Vyn i inkorgen ska vara tom varje gång du går från arbetet. Exempelvis iPads Outlook ger en belöning när det händer genom att visa en bild på en pokal i den tomma inboxen – du är en vinnare. Så här motiverar jag den regeln inför mig själv: en mental tanke om att dagens arbete är utfört.

Den andra viktiga regeln är mapparna. Det här är en teknisk lösning, men den lägger ett stort ansvar på användaren själv. Automatiska regler kan man inte och bör man inte ens försöka att skapa utan att man först har funderat över mappstrukturen. Att skapa en ny mappstruktur precis när man börjar använda en ny e-post är det enda rätta tillfället, eftersom det fortfarande går att sortera in meddelandena på ett vettigt sätt. Alla försök att dela in dem i efterhand är dömda att misslyckas. Hur bra mappstruktur kan jag då skapa? Det första regeln är undermappar. På den övergripande nivån ger du mapparna namn som inte säger något om kundernas namn, projekt eller annan känslig information. Genom att minska trädet kan du lätt gömma känslig information. Det andra är att numrera mapparna. Det gör du för att långa namn inte syns på skärmen på mobila enheter och för att det är lättare att komma ihåg att alla kundärenden finns under nummer 2. Det behöver knappt nämnas att ordningen alltså inte ändras om du lägger till en mapp emellan eller ändrar namnet, vilket därmed ändrar ordningen på indelningen.

Jag bifogar här ett exempel och en bild från min egen e-post, för som den ser ut vågar man visa den även för andra.

Efter att ha skapat mapparna har du verkligen en plats dit du kan flytta information som du har åtgärdat eller inte har åtgärdat. Det är även enklare att hålla de sparade meddelandena separerade från skräpposten. I ett senare skede kan man fundera över att skapa olika automatiserade regler, men var försiktig, så du inte av misstag skapar regler som döljer viktiga saker alltför djupt ner i mappstrukturen. Som de mest observanta redan har sett föredrar jag engelska bara av den anledningen att jag vill hålla onödiga ”raderade” mappar borta från listorna. Åtminstone i gamla Outlook skapade olika språkversioner ibland konstiga extramappar som sedan var väldigt svåra att reda ut och ta bort i efterhand. Därför är engelska det naturliga valet för mig.

Det sista rådet (inte regeln) jag har för mig själv är lagringen av e-postmeddelanden. Det är nästan gratis med lagringsutrymme numera, så ta inte bort något som har med ditt arbete att göra utan anledning. Spara allt – det går om du noggrant har följt alla inledande punkter ovan.

Jag förväntar mig att jag kommer att få kommentarer på den här texten i vilka man lovordar att flagga mejl (den röda flaggan i Outlook) eller indelning i kategorier. Hur bra det än låter som tror jag inte att någon faktiskt lägger ner den tid på det som krävs. Håller du inte med? Skicka ett e-postmeddelande.

Och om mjölken redan är spilld?

Du kanske läser det här och känner ett styng i bröstet då du redan har en inkorg med tusentals onödiga och nödvändiga meddelanden. Precis som jag skrev tidigare så tror jag inte är det ger något att lägga ner jobb på att sortera meddelandena i efterhand.

Sommarlovet och långa ledigheter är enligt min mening dock en utmärkt möjlighet att nolla läget och tömma skrivbordet. Jag rekommenderar inte att man skaffar en ny brevlåda hos ett nytt företag, även om det verkar ske lite oftare än vanligt på sommaren. Jag menar att arkivera posten. Hur vore det om du fick ordning på strukturen en gång för alla och flyttade det nuvarande något kaotiska läget till exempelvis mapp ”9. Arkiv före 2017” med undermappen ”9.1 Arkiv skickade före 2017”. Lösningen är att skapa en regel för sig själv efter att man kommit tillbaka från semestern; ”jag tar min egen e-post i besittning”. Jag lovar att det kommer att göra att hösten blir betydligt mer produktiv.

Den som är intresserad av att läsa mer om ämnet rekommenderar jag att läsa Getting Things Done i ”GTD & Email” på följande länk: http://gettingthingsdone.com/tag/email-management/

Jag önskar er en fortsatt bra arbetsdag!